Czy deweloper i zarządca w jednym to dobry pomysł?

Na czym polega problem

Wyobraźmy sobie prostą sytuację. W budynku pojawia się wada i mieszkańcy oczekują, że zostanie usunięta. Po jednej stronie jest deweloper, który może odpowiadać za jej usunięcie w ramach rękojmi. Po drugiej — wspólnota mieszkaniowa, której interesy powinien reprezentować zarządca.

A teraz załóżmy, że zarządca i deweloper są ze sobą powiązani i działają pod wspólną marką.

Nie oznacza to automatycznie, że ktokolwiek działa nieuczciwie. Chodzi wyłącznie o samą konstrukcję organizacyjną — i o prosty rachunek, który się za nią kryje. Interes wspólnoty może polegać na dochodzeniu usunięcia wad, wynegocjowaniu korzystniejszej umowy albo zakwestionowaniu planowanej inwestycji. Interes dewelopera bywa w tym samym czasie inny. Powstaje sytuacja, którą powszechnie określa się jako ryzyko konfliktu interesów.

Na osiedlu role dewelopera, inwestora i zarządcy pełniły powiązane podmioty działające pod wspólną marką. W tym artykule nie oceniamy działalności poszczególnych spółek. Interesuje nas sam model i pytanie o sposób reprezentowania wspólnoty w razie rozbieżności interesów.

Samo połączenie tych ról nie narusza prawa. Pytanie pojawia się dopiero wtedy, gdy wspólnota i deweloper zaczynają mieć różne interesy.

Dwa modele zarządzania wspólnotą

Nie każda wspólnota działa w ten sam sposób.

Zarząd powierzony

Najczęściej już przy zakupie mieszkania, w akcie notarialnym, wskazywana jest firma, której powierzono zarządzanie nieruchomością wspólną. To ona prowadzi sprawy wspólnoty i podejmuje większość bieżących decyzji. Właściciele głosują przede wszystkim wtedy, gdy ustawa wymaga podjęcia uchwały.

Taki model funkcjonuje w części wspólnot na osiedlu Panorama.

Zarząd właścicielski

Drugim rozwiązaniem jest wybór zarządu spośród właścicieli lokali. Zarząd reprezentuje wtedy wspólnotę i podejmuje decyzje, a administrator wykonuje jego polecenia i prowadzi obsługę administracyjną.

W tym modelu może działać wspólnota, której zarząd tworzą właściciele wybrani przez ogół właścicieli, a obsługę administracyjną prowadzi odrębna firma.

Różnica jest zasadnicza. W modelu powierzonym sprawy wspólnoty prowadzi firma wskazana, zanim właściciele w ogóle wprowadzili się do budynku. W modelu właścicielskim prowadzą je osoby, które sami wybrali — odpowiadające wyłącznie przed właścicielami mieszkań i przez nich w każdej chwili odwoływalne.

Przykład — planowana nowa zabudowa

W czerwcu 2026 r. deweloper złożył wniosek o pozwolenie na budowę kolejnego budynku mieszkalnego na działce przy osiedlu — terenie, który wcześniej prezentowano w materiałach promocyjnych jako zieleń. Postępowanie administracyjne nadal trwa.

Jeżeli nieruchomość wspólnoty znajduje się w obszarze oddziaływania planowanego budynku, wspólnota może zostać uznana za stronę postępowania. Oznacza to możliwość zapoznawania się z aktami, składania uwag, przedstawiania stanowiska i — po wydaniu decyzji — skorzystania z dostępnych środków odwoławczych. Wspólnota wykonuje te uprawnienia przez podmiot, który jest upoważniony do jej reprezentowania.

I tu pojawia się praktyczny problem. Jeżeli zarządca wspólnoty jest powiązany z deweloperem będącym inwestorem, podmiot związany z inwestorem może jednocześnie reprezentować mieszkańców sąsiedniego budynku. To właśnie zarządca może wtedy otrzymywać pisma z urzędu, informować właścicieli o postępowaniu oraz przedstawiać w nim stanowisko wspólnoty.

Nie twierdzimy, że takie powiązanie automatycznie prowadzi do niewłaściwego działania. Powstaje jednak uzasadnione pytanie: czy zarządca będzie aktywnie zgłaszał zastrzeżenia wobec inwestycji prowadzonej przez powiązany z nim podmiot, jeśli okaże się, że wymaga tego interes mieszkańców?

Warto też pamiętać o rzeczy praktycznej: korzystanie z praw strony może być związane z terminami procesowymi. Dlatego mieszkańcy powinni wiedzieć, czy wspólnota została uznana za stronę i kto ją reprezentuje.

• Czy właściciele w Twojej wspólnocie zostali poinformowani o toczącym się postępowaniu — i przez kogo?
• Czy wspólnota została uznana za stronę postępowania? Jeżeli tak — kto ją reprezentuje?
• Czy przedstawiono mieszkańcom projekt budynku: jego wysokość, odległość od istniejących okien, wpływ na korzystanie z nieruchomości?
• Gdyby trzeba było wnieść sprzeciw wobec tej inwestycji — kto by go przygotował?

Co mogą zrobić właściciele

Ustawa o własności lokali przewiduje możliwość zmiany sposobu zarządzania wspólnotą. Jeżeli właściciele uznają, że obecny model nie odpowiada ich oczekiwaniom, mogą podjąć działania zmierzające do jego zmiany. W praktyce oznacza to:

• sprawdzenie, czy wspólnota działa w modelu zarządu powierzonego — wskazuje na to zwykle akt notarialny zakupu mieszkania,
• zwołanie zebrania właścicieli — mogą tego żądać właściciele mający łącznie co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej (art. 31 ustawy o własności lokali),
• podjęcie uchwały zmieniającej sposób zarządu — jeżeli ustalono go w akcie notarialnym, uchwała wymaga zaprotokołowania przez notariusza (art. 18 ust. 2a tej ustawy),
• rozważenie wyboru zarządu spośród właścicieli oraz powierzenia obsługi wybranemu przez wspólnotę administratorowi.

O zmianie sposobu zarządu decydują właściciele lokali w trybie wynikającym z ustawy i dokumentów danej wspólnoty. Powyższy opis jest uproszczeniem i nie stanowi porady prawnej — szczegóły warto omówić z prawnikiem.

Czy niezależny administrator musi być droższy

Nie musi. Cena obsługi zależy od wielkości wspólnoty, zakresu powierzonych obowiązków oraz warunków wynegocjowanych z konkretną firmą. Sama zmiana modelu zarządzania nie przesądza więc, że miesięczne koszty wzrosną.

Przykładem jest wspólnota budynku nr 4 na osiedlu Panorama. Po zmianie modelu zarządzania funkcję zarządu społecznie pełnią wybrani właściciele, a bieżącą administrację prowadzi zewnętrzna firma. Według dokumentów przekazanych nam przez mieszkańców koszt administracji jest niższy niż koszt ponoszony wcześniej. Jest to wynik dotyczący jednej wspólnoty — nie oznacza, że każda zmiana zarządcy automatycznie przyniesie takie same oszczędności.

Przed podjęciem decyzji właściciele mogą zebrać kilka porównywalnych ofert i sprawdzić nie tylko wysokość wynagrodzenia, ale również zakres usług: obsługę usterek, nadzór nad wykonawcami, prowadzenie dokumentacji, dostępność dla mieszkańców oraz wsparcie wspólnoty w sporach z deweloperem. Dopiero takie zestawienie pokazuje rzeczywisty koszt i zakres odpowiedzialności administratora.

Pytania do każdego właściciela

• Kto reprezentowałby interes Twojej wspólnoty, gdyby doszło do sporu z deweloperem?
• Czy masz realną możliwość zapoznania się z umowami podpisywanymi w imieniu wspólnoty?
• Czy wiesz, kto i w jaki sposób podejmuje decyzje dotyczące nieruchomości, której jesteś współwłaścicielem?
• Czy właściciele znają wysokość wynagrodzenia zarządcy lub administratora i zakres usług objętych tą ceną?
• Kto decyduje, że dana sprawa nie wymaga uchwały właścicieli?
• Czy z części wspólnych budynku korzysta ktoś spoza wspólnoty — i na jakiej podstawie?
• Czy zarządca pomaga mieszkańcom ustalić właściwego adresata zgłoszenia dotyczącego części wspólnej?